2022 en route vers le zéro papier

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Si le digital est aujourd’hui en bonne place dans l’activité viticole c’est qu’il présente de nombreux atouts et devient petit à petit incontournable.

La dématérialisation des documents, notamment ceux relatifs aux déclarations de récoltes auprès des douanes (DSA, DAE, DEB, DRM) a été progressivement rejointe par la dématérialisation des bulletins de salaire, puis le sera bientôt en 2023 par celle des factures. D’autres encore, ne sauraient tarder….

Passés les petits soucis de prise en main, les outils de gestion parcellaire, les logiciels viticoles de gestion, commercial ou encore phytosanitaire sont aujourd’hui maîtrisés par les utilisateurs qui y trouvent leur compte.

IXARYS propose des outils facilitant la gestion de l’activité viticole et innove régulièrement. Nous avons posé quelques questions à Patrick HYPPOLITE, Président d’IXARYS et concepteur de tous ces nouveaux outils.

- Tout d’abord, pouvez – vous nous dire si la crise sanitaire a été un accélérateur de la dématérialisation des documents ?

PH : Elle a mis en évidence le besoin de disposer de la documentation où que l’on soit pour pouvoir compléter son activité. Quand une crise sanitaire tend à nous éloigner des lieux de stockage de l’information, pouvoir en disposer en temps réel est un atout. Il en va de même en d’autres circonstances pour toute démarche commerciale que l’on souhaiterait mener à l’étranger, loin de ses bases. Les outils que nous développons comme Tracing Docs permettent de stocker, classer, protéger une masse incroyable d’informations ou de sources : mails, documents administratifs, notes techniques, fiches produits, statistiques …

Non seulement ils sont classés selon une architecture conçue pour les retrouver facilement, mais ils bénéficient aussi de la technologie d’océrisation. Elle transforme chaque document numérique en une base de données de mots clés permettant une recherche syntaxée comme Google a d’ailleurs réussi à le faire. Cette base de données a été développée par nos équipes qui l’affine en fonction du métier, du domaine ou de la cave de notre client. Nous sommes prestataire viticole à l’écoute de son besoin, la customisation de nos produits est dans notre ADN. Mettre en place des solutions adaptées et personnalisées à des professions ou à des besoins précis est possible car nous misons sur l’agilité de notre équipe, jeune et passionnée et les experts du monde viticole qui la compose.

- Pourriez vous nous parler de la plateforme Tracing Wine que vous avez créé ?

Il fallait trouver un moyen moderne de communication pour que la cave coopérative puisse communiquer aisément avec ses adhérents. Dans cette activité les transmissions de documents, les échanges sont nombreux, les décisions doivent être appliquées rapidement et les équipes sont plûtot courtes dans les caves ! Aujourd’hui nous avons remplacé le mail ou le courrier par le transfert électronique.

En créant une plateforme d’échanges sécurisée, adhérents et caves peuvent déposer des documents, en rechercher, s’abonner, mais surtout la plateforme est interactive, elle permet de communiquer dans les 2 sens. La signature éléctronique sur un document est un bon exemple. Simple et ergonomique nous avons adapté le process au monde viticole et en quelques secondes l’adhérent peut le renvoyer à la cave. En synchronisant Tracing Wine sur ordinateur et smartphone nous donnons à chaque exploitant la possibilité de répondre au cœur des vignes, sur un tracteur à une action requise.

Nous avions 3 enjeux :

  • Optimiser pour tous le temps dédié à la partie administrative
  • Communiquer en temps réel et accroitre la réactivité
  • Rendre les adhérents de plus en plus autonomes

Nous avons créé la solution Tracing Wine aujourd’hui utilisée par 3500 adhérents.

- Pourriez-vous résumer en quelques mots les avantages ?

PH : Accessibilité en tout lieu, 24/24, gain de temps, gain d’espace de rangement, sécurité.

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Paroles d’usagers :

"La plateforme Tracing Wine est simple d'utilisation. Elle est interconnectée avec d’autres outils de gestion de la cave comme Tracing Coop, elle permet en un clic d’adresser les documents personnels à chaque exploitant. Ce n’est pas comparable à un envoi par la Poste ou par mail. Le gain de temps est énorme, manipulation, frais postaux et immédiateté ! " Paul L-gestionnaire de cave coopérative en Languedoc Roussillon.

"Avant je passais entre 1 à 2 minutes par adhérent et je devais intégrer le temps de réception, de traitement et de retour de l’information. Désormais tout est possible en temps réel, et la plateforme permet de faire gagner du temps à chacun. Elle est pratique, rapide à mettre en place et simple d’utilisation." Colette C- au service adhérent de cave coopérative en Provence.

"Nous exploitants de parcelles de vignes, on y voit un avantage, on gage du temps et in est déchargé très rapidement des tâches administratives, on peut se concentrer sur la prise de décision." Pierre V-exploitant en Bourgogne.

- Voulez-vous nous parler d’innovation ?

PH : Notre métier, nous le faisons évoluer régulièrement. En co-construction avec des usagers nous avons mis au point un coffre-fort numérique d’archivage pour chaque adhérent. Chacun reçoit son information ciblée dans sa boite personnelle, peut s’abonner à des dossiers et les recevoir en mode prioritaire, dispose de la signature électronique pour valider un contrat, les déclarations des récoltes, peut adresser à son comptable des documents sécurisés …

Ce coffre-fort appelé Tracing Docs est également mis à disposition des Domaines et Châteaux qui l’utilisent comme une plateforme interne de gestion documentaire et un outil pour gérer les aspects administratifs, fiscaux, comptables et qualité.

- Le mot de la fin ?

PH : nous sommes en chemin vers le zéro papier, et si notre vocation est de « Faciliter le métier de nos clients, de la vigne à la vente grâce aux nouvelles technologies et à nos solutions globales personnalisées », notre vision est de « Préserver l’avenir des générations futures et d’aider à produire mieux en respectant la nature, les femmes et les hommes.

Nous nous y attachons quotidiennement et 2022 est prometteur !

En attendant, toute l’équipe d’Ixarys vous souhaite de belles fêtes de vin d’année !